Una auditoría de segunda parte bien planificada y ejecutada es muy efectiva para evaluar posibles proveedores futuros y controlar la calidad de las piezas y conjuntos de proveedores actuales.
Las empresas de prácticamente todas las industrias confían a diario en los proveedores para proporcionar componentes de alta calidad utilizados en el ensamblaje de sus productos. En algunos casos, la mayoría de los problemas de calidad provienen de esas piezas suministradas por alguien más. Cuando un componente o subconjunto es producido por un proveedor secundario o externo, se pierde cierto control sobre la calidad.
Por tanto, las organizaciones deben estar atentas a la hora de gestionar y desarrollar una sólida base de proveedores. Las piezas del proveedor que no cumplan con las normas o los envíos tardíos podrían resultar en una reducción de la eficiencia o pérdida de producción, retrasos en las entregas a los clientes y posibles problemas de calidad del producto o retiradas del mercado.
Las piezas del proveedor que no cumplen con las normas pueden tener un efecto profundo en los resultados de una organización. La selección y gestión adecuadas de los proveedores, incluida una evaluación exhaustiva de la capacidad de sus procesos, es esencial para que una organización tenga éxito y crezca. La implementación de un sistema de auditoría de segunda parte integral bien planificado puede ayudar a evitar problemas de calidad o suministro que tengan un impacto positivo en los resultados finales.
¿Qué son una auditoría de segunda parte?
Las auditorías de segunda parte también se conocen como auditorías externas o de proveedores. La auditoría de segunda parte suele ser más formal que una auditoría interna o de primera parte. En algunos casos, los resultados de la auditoría podrían influir en las decisiones de compra futuras. Las auditorías también pueden ser en respuesta a uno o más problemas de calidad con las piezas o ensamblajes del proveedor.
A menudo existe un contrato entre el cliente y el proveedor que especifica los términos de entrega, precio, embalaje, requisitos de calidad y varios términos adicionales. Por esta razón, las auditorías de segunda parte generalmente están sujetas a reglas y regulaciones relacionadas con el derecho contractual.
Por qué realizar una auditoría de segunda parte
La realización de auditorías de terceros puede deberse a diversas circunstancias. Se puede realizar una auditoría externa cuando una organización:
Desarrolla un nuevo producto y determinar el abastecimiento de subcomponentes.
Aprueba un nuevo proveedor para el abastecimiento de piezas o productos básicos actuales.
Explora fuentes alternativas de piezas durante un esfuerzo de reducción de costos
Investiga un problema de calidad con el producto del proveedor
Confirma la finalización de las acciones correctivas de un problema de calidad pasado
Realiza una revisión o auditoría de mantenimiento como parte de un proceso de gestión de proveedores.
La auditoría de segunda parte es una herramienta valiosa para fortalecer la cadena de suministro de una empresa a través de la verificación de que todos los proveedores actuales y futuros cumplen o superan los requisitos predeterminados.
Uno de los principales objetivos de un sistema de auditoría de proveedores riguroso es evitar que los problemas de calidad lleguen a su cliente. Además, la auditoría se puede utilizar para asegurar que el proveedor pueda entregar las cantidades de piezas para satisfacer la demanda. Un sistema de auditoría de proveedores bien planificado ayuda a garantizar que las piezas de calidad se reciban a tiempo y en todo momento.
Cómo realizar una auditoría de segunda parte
La auditoría de segunda parte casi siempre se planifica y anuncia con anticipación. La fecha y hora de la visita, el tiempo que se espera para realizar la auditoría y las áreas que se cubrirán generalmente se acuerdan de antemano. Hay cuatro secciones o fases principales de una auditoría de segunda parte:
Preparación
Desarrolle un plan de auditoría antes de la visita. Un buen plan mantiene al auditor o al equipo de auditoría enfocado en los objetivos, ahorra tiempo y produce resultados superiores. Planifique quién asistirá a la auditoría. Si un equipo va a ir, seleccione un auditor líder para delegar las diversas asignaciones, procesos, documentación y áreas a auditar.
Es una buena práctica desarrollar una lista de verificación de los elementos que se deben cubrir y las tareas que se deben completar. Tómese el tiempo para revisar la información disponible sobre la organización que se auditará. Obtenga información de antecedentes. Las auditorías que involucran a los proveedores actuales pueden incluir una revisión de la documentación del proceso o del producto disponible en el archivo.
Para cualquier incumplimiento informado, determine qué acciones correctivas se tomaron y verifique que el problema no esté ocurriendo. Cuanto más informado y preparado sea el auditor o el equipo de auditoría, más productiva será la auditoría.
Ejecución
Si bien no es posible cubrir todas las situaciones en este breve documento, las siguientes son algunas pautas y consejos para realizar una auditoría de segunda parte eficaz. El primer paso para realizar una auditoría de gran éxito es una comunicación adecuada. La comunicación debe ser abierta y honesta entre el auditor y el auditado.
La celebración de una breve reunión de apertura con los miembros apropiados de la organización es una acción eficaz para generar una buena comunicación. Asegúrese de que todos estén familiarizados con el proceso, lo que ocurrirá durante la auditoría y responda cualquier pregunta relevante.
Sea minucioso, haga preguntas y anote todos sus hallazgos. Al revisar un proceso, haga preguntas abiertas y deje que el auditado le explique el proceso para determinar su nivel de conocimiento del proceso.
Documente cualquier evidencia de no conformidad descubierta durante la auditoría e informe siempre al auditado de sus hallazgos. Comparta lo que se informará y asegúreles que la intención de la auditoría es mejorar el proceso.
Reportando
El informe es una compilación organizada de los hallazgos y observaciones de la auditoría. El auditor o auditor líder debe dirigir la reunión y compartir el informe de auditoría. Cuando los equipos de auditoría están involucrados, cada miembro debe hablar sobre los hallazgos u observaciones del área que cubrieron. Debe asignarse tiempo suficiente para que el auditado haga preguntas. El auditor debe aclarar cualquier área de desacuerdo. Luego, el auditor debe entregar un breve resumen de los hallazgos y observaciones, incluida una revisión de las acciones recomendadas para abordar las no conformidades descubiertas durante la auditoría. Además, siempre revise las posibles oportunidades para mejorar el proceso. Las acciones recomendadas para abordar y corregir las no conformidades son muy comunes.
Seguimiento y cierre
El auditor y el auditado deben luego discutir y acordar un cronograma apropiado para completar cualquier acción correctiva o mejora identificada durante la auditoría. Se deben tomar las medidas adecuadas para eliminar cualquier causa para evitar que vuelva a ocurrir. La acción correctiva consiste en eliminar las causas de los problemas y no solo en seguir una serie de pasos para la resolución de problemas. La acción preventiva es la acción que se toma para eliminar cualquier causa potencial de una no conformidad o deficiencia para evitar que ocurra. A menudo, se analiza y programa una auditoría de seguimiento en función del cronograma. La auditoría se considera completa una vez que se han finalizado todas las actividades planificadas.
Servicios de auditoría de segunda parte
Las empresas de todo el mundo buscan continuamente formas de reducir costes y mejorar la calidad. Un gran número de fabricantes que históricamente dependían de la adquisición de materiales nacionales están reexaminando actualmente sus sistemas de suministro y están buscando en el extranjero para ampliar su gama de proveedores potenciales. Los proveedores deben mantener la calidad a largo plazo y la entrega a tiempo de las piezas críticas. Por lo tanto, se debe establecer un sistema robusto para desarrollar, calificar y monitorear la base de suministro.
La auditoría de segunda parte es una herramienta valiosa para la gestión de proveedores, que busca piezas y ensamblajes nuevos de alta calidad y construye una base de proveedores sólida. Implementar y mantener un proceso de auditoría de segunda parte efectivo no es una tarea pequeña y requiere auditores experimentados altamente calificados y un plan de auditoría sólido para tener éxito. En Royal Cert, podemos proporcionar la orientación y el apoyo necesarios para desarrollar un proceso de auditoría de segunda parte eficaz y sólido para su organización. Solicite una cotización.
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